Wanneer er sprake is van ziekte dan is de eerste gedachte niet bij vakantie. Toch is het belangrijk om te weten wat er gebeurt met de opgebouwde vakantiedagen tijdens ziekte. Wanneer de werknemer arbeidsongeschikt is, bouwt de werknemer in de meeste gevallen gewoon wettelijke vakantiedagen op maar hoe zit het met bovenwettelijke vakantiedagen. Wanneer vervallen de wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen en wat als het fysiek niet mogelijk is om vakantie op te nemen? Het is goed om te weten dat bij ziekte er bijzondere regels gelden die werknemers beschermen.
Wat zegt de wet over vervallen vakantiedagen?
Vakantiedagen kunnen na verloop van tijd vervallen, maar bij ziekte ligt dat anders. De wet biedt bescherming aan werknemers die door hun gezondheid niet in staat zijn geweest vakantie op te nemen. In zo’n situatie mogen opgebouwde vakantiedagen niet zomaar vervallen.
Wettelijke vakantiedagen tijdens ziekte
Zieke werknemers bouwen gedurende de gehele periode van ziekte (wettelijke) vakantiedagen op. Wanneer zieke werknemers gedurende hun ziekteperiode vakantie genieten, worden de vakantiedagen doorgaans in mindering gebracht op de nog openstaande vakantiedagen. Wanneer het mogelijk is, dus ook tijdens ziekte, om vakantiedagen op te nemen dan moet daar toestemming voor worden gevraagd bij de werkgever.
Wanneer het niet mogelijk is om vakantiedagen op te nemen dan is de vraag, wanneer de vakantiedagen van een zieke werknemer vervallen. Bij een fulltime baan (40 uren per week) zijn de wettelijke vakantiedagen 20 dagen (het minimum). Voor de minimum vakantiedagen die zijn opgebouwd, geldt de vervaltermijn van zes maanden na het einde van het kalenderjaar waarin het tegoed is opgebouwd (artikel 7:640a BW) dus voor de goede orde. Als de wettelijke vakantiedagen zijn opgebouwd in 2024 dan vervallen deze dagen op 1 juli 2025. De werkgever dient echter de werknemer hierover wel tijdig te informeren zodat de werknemer nog de mogelijkheid heeft om deze dagen op te nemen, alvorens de vervaltermijn in beeld komt.
Voor het verval van vakantiedagen bij een zieke (arbeidsongeschikte) werknemer geldt een ander regime dan het standaardregime. Artikel 7:640a BW bepaalt dat de aanspraak op het minimum vakantie uren niet vervalt na zes maanden in het nieuwe jaar, wanneer de werknemer redelijkerwijs niet in staat is geweest om de vakantie op te nemen. Dit is het geval bij langdurig zieke werknemers maar dan rijst natuurlijk de vraag wanneer daar sprake van is. Alvorens daar op in te gaan worden eerste de bovenwettelijke vakantiedagen tijdens ziekte behandeld omdat de vervaltermijn bij langdurig zieke werknemers wordt gelijkgetrokken met de algemene vervaltermijn van de bovenwettelijke vakantiedagen.
Bovenwettelijke vakantiedagen tijdens ziekte
Voor de bovenwettelijke dagen blijft de algemene vervaltermijn van vijf jaren gelden op grond van artikel 7:642 BW, tenzij daar in de arbeidsovereenkomst, het bedrijfsreglement en/of de cao andersluidende afspraken over zijn gemaakt. Of bovenwettelijke vakantiedagen worden opgebouwd tijdens ziekte hangt volledig af van de specifieke bepalingen in de cao, arbeidsovereenkomst of het bedrijfsreglement. De wet schrijft hier niets voor, waardoor werkgevers en werknemers hierover vrij afspraken kunnen maken. In de praktijk varieert dit sterk per sector en bedrijf.
De bescherming tijdens ziekte geldt alleen voor de wettelijke vakantiedagen. Voor bovenwettelijke vakantiedagen kunnen afwijkende afspraken gelden. Die moeten dan vooraf zijn vastgelegd in de cao of in de arbeidsovereenkomst.
Langdurige ziekte: blijven vakantiedagen geldig?
Bij langdurige ziekte is de kans groot dat opgebouwde vakantiedagen niet opgenomen kunnen worden. Gelukkig biedt de wet hier bescherming middels een tenzij clausule. In het geval van langdurig zieke werknemers geldt er een verjaringstermijn van vijf jaren.
Er is sprake van langdurige ziekte wanneer een werknemer gedurende een aanzienlijke periode volledig of grotendeels arbeidsongeschikt is en redelijkerwijs niet in staat was vakantie op te nemen. Bij deze beoordeling worden meerdere factoren meegewogen, waaronder de aard en ernst van de ziekte, de medische prognose, de mogelijkheden voor aangepast werk en de algemene gezondheidstoestand. Het enkele feit dat geen re-integratietraject kan worden gestart is niet de enige bepalende factor – rechters kijken naar de concrete omstandigheden van het geval.
Ook wanneer er beperkte re-integratiemogelijkheden zijn, kan de uitzondering van vijf jaar nog steeds gelden als de werknemer door de aard van zijn ziekte redelijkerwijs niet in staat was om daadwerkelijk vakantie te genieten. De rechtspraak toepast deze uitzondering echter restrictief en beoordeelt per individueel geval.
In de praktijk betekent dit, dat er zowel voor de wettelijke als de bovenwettelijke vakantiedagen contractueel (in de arbeidsovereenkomst of cao) er een langere termijn kan zijn overeengekomen. Het is dus van belang om dit op voorhand goed te controleren. Wanneer het gaat om wettelijke vakantiedagen dan geldt er dus de mogelijkheid om in geval van volledige arbeidsongeschiktheid de uitzondering te lichten om aan te sluiten bij de vervaltermijn van vijf jaren. Het gaat er dan om dat de werknemer niet in staat is om vakantiedagen op te nemen en er geen mogelijkheden zijn tot re-integratie.
Informatieplicht werkgever vervaltermijn vakantiedagen
Een belangrijke factor is dat de werkgever de werknemer op nauwkeurige wijze en tijdig moet informeren over de vakantierechten, zodat deze daar nog gebruik van kan maken, bij gebreke waarvan het recht op vakantie en/of een financiële vergoeding voor niet-opgenomen dagen niet komt te vervallen. Deze informatieplicht vloeit voort uit Europese rechtspraak en is inmiddels overgenomen in nationale rechtspraak. De werkgever heeft een actieve zorg- en informatieplicht en moet er concreet en in alle transparantie voor zorgen dat een werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om de jaarlijkse vakantie op te nemen en de werknemer er zo nodig toe aan te zetten om dat ook echt te doen. Deze plicht van de werkgever ziet niet enkel op de wettelijke vakantiedagen maar ook op de bovenwettelijke vakantiedagen.
Het komt er in het kort op neer dat als een werkgever onvoldoende kan aantonen dat de zorg- en informatieplicht is nagekomen om de werknemer in staat te stellen met vakantie te gaan, dan komt de werkgever geen beroep toe op de verval- en verjaringstermijn. De werkgever zal ook nauwgezet te werk moeten gaan bij ziekte en de werknemer moeten informeren over de vervaltermijnen.
Wanneer een advocaat inschakelen?
Het vervallen van vakantiedagen bij ziekte leidt regelmatig tot discussie tussen werknemers en werkgevers. Bijvoorbeeld als de werkgever de mening toegedaan is dat de werknemer vakantie had kunnen opnemen tijdens de ziekteperiode, of als de dagen zijn vervallen zonder dat de werknemer daarover is geïnformeerd. Bij onduidelijkheid over (boven)wettelijke dagen en/of cao-afspraken is juridische hulp verstandig. Een arbeidsrechtadvocaat kan beoordelen of de informatieplicht is geschonden, of er sprake is van een uitzondering op de regel van de wettelijke vervaltermijnen bij ziekte en/of er sprake was re-integratie en dus de mogelijkheden van opname van openstaande vakantiedagen.
Voor werkgevers is het bijzonder raadzaam om goed bij te houden wat er aan wettelijke en bovenwettelijke vakantie-uren wordt opgenomen en overblijft zodat werknemers tijdig en jaarlijks schriftelijk geïnformeerd worden over het opgespaarde vakantie tegoed. Het is daarbij van belang om de consequentie van het niet opnemen van deze dagen goed te duiden. Wanneer de werknemer arbeidsongeschikt is dan verdient het ook aanbeveling om de werknemer goed te informeren over de mogelijkheden van opname tijdens re-integratie en de uitzondering op de vervaltermijn.
Kortom, zowel voor werkgever en werknemer is het verstandig om tijdig juridisch advies in te winnen.
